Das Intranet ist gerade in Krisenzeiten oder bei Firmenzusammenführungen ein optimales Medium der Mitarbeiterkommunikation. Schon im Vorfeld ist es möglich, über Chaträume und Diskussionsforen Reaktionen und Stimmungen der Mitarbeiter einzuholen, um diese dann bei Entscheidungen oder Vorgehensweisen einfließen zu lassen.
- An erster Stelle hat die Mitarbeiterorientierung Einfluss darauf, ob ein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Informationskultur des Unternehmens wird das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen gestärkt.
- Die Mitarbeiter fühlen sich gut informiert und arbeiten motivierter. Über ein Intranet haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, zentral und flexibel auf Informationen zuzugreifen. Der Mitarbeiter verschwendet keine unnötige Zeit bei der Suche in unterschiedlichsten Quellen.
- Aktuelle und konsistente Informationen als Entscheidungsgrundlage ermöglichen bessere Entscheidungen und machen die Entscheidung für Dritte nachvollziehbarer.
- Der Mitarbeiter kann sich durch das System benachrichtigen lassen, wenn für ihn neue wichtige Informationen im System abgelegt werden. Durch diese Abonnementfunktion nach dem “Hol-Prinzip” und die individualisierte Gestaltung seiner Portaloberfläche nach seiner
- Organisationszugehörigkeit und seinen Rollen im Unternehmen, erhält der Mitarbeiter nur die Informationen, die für seine Arbeit relevant sind und wird nicht mit für ihn unwichtigen Informationen "zugeschüttet".
Zusammenarbeit in Teams und mit Externen
Die meisten Unternehmen sind zunehmend projektorientiert aufgestellt. Neue Herausforderungen werden in Projekten bearbeitet und erst danach in die Linie gegeben. Viele Unternehmen arbeiten zum größten Teil projektbasiert und beziehen für diese Projekte auch Leistungen von
Dritten, um nicht alle Fähigkeiten im Unternehmen vorhalten zu müssen.
- Um in diesem Team von Internen und Externen effizient arbeiten zu können, wird eine zentrale Projektseite benötigt, auf der alle relevanten Informationen und Applikationen verfügbar sind.
- Ein Projektmanagement Tool muss es ermöglichen, Aufgaben zu definieren, sie in Beziehung zueinander zu setzen und sie an Personen zu delegieren sowie von diesen Feedback über deren Status zu erhalten.
- Ausserdem muss der Projektmanager stets eine Übersicht über alle Aktivitäten haben und alle für ein Projekt wichtigen Bereiche zu steuern (Risk Management, Earned Value etc.).
- Ein Dateiablage mit Versionierung stellt alle Projektdokumente zur Verfügung.
- Diskussionsforen und Chats erlauben zeitlich asynchrone bzw. synchrone Diskussionen über Themen und die Speicherung des Diskussionsverlaufs.
- Um während des Projektverlaufs auftauchende Probleme zu lösen, kann ein “Incident Manager” mit integriertem Workflow genutzt werden. Dieser kann auch für einen Eskalationsmechanismus genutzt werden.
- Ein Gruppenkalender hält alle wichtigen Ereignisse des Teams fest.
- Ein Weblogger/Projektnews ermöglichen es, einen Fortschrittsbericht zu dem Projekt zu führen und diesen (wenn gewünscht auch extern) zu kommunizieren.
- Um die Aufwände verursachungsgerecht auf Projekte und Teilprojekte zu verteilen, werden die aufgewendeten Stunden Teilprojekten bzw. Aufgaben zugewiesen. Interne und externe Mitarbeiter können ihre Stunden sowie zusätzliche Kosten wie z.B. Reisekosten webbasiert erfassen.
- Unterschiedliche Zugriffsrechte und Rollen ermöglichen es, den externen Projektmitarbeitern einen genau definierten Zugriff auf die Projektdaten zu bieten.